E-Mail-Archivierung, UMA, Securepoint Unified Mail Archive

Securepoint Unified Mail Archive - UMA - Innovative E-Mail-Archivierung

Vorteile E-Mail Archivierung

E-Mails gehören zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Geschäftsleben und stellen wertvolle Datenbestände dar, die gesetzlichen Anforderungen unterliegen und langfristig archiviert werden müssen. Ein E-Mail-Verlust führt oft zu hohen Schäden.

E-Mail Archivierung: Schutz vor Datenverlust

Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. Das Unified Mail Archive archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben.

Email Archivierung Hamburg, UMA

E-Mail Archivierung: Gesetzliche Anforderungen

Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln und rechtssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125).

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E-Mail Archivierung: Outlook-Plugin und Import-Tool

Effizientes Arbeiten und komfortabler Import von E-Mail-Datenbeständen dank vollständiger Outlook-Integration durch ein Plugin.

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E-Mail Archivierung: Dokumentenmanagement

Das intelligente DMS-System sorgt für die automatische Aufbereitung der Daten und stellt diese den Anwendern zur Verfügung.


E-Mail-Archivierung - Die Features im Überblick:

  • Entlastet Mail-Server und vereinfacht Datensicherung
  • Erfüllung der Compliance-Anforderungen nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II und BSI TR 03125
  • Leistungsstarke Suchmaschine für E-Mails und Dokumente
  • Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails und Dokumenten
  • Automatisches Anlegen von E-Mail-Archivierungspostfächern im laufenden Betrieb
  • Microsoft Outlook Integration per Plugin
  • Zugriff aus jedem E-Mail-Client per IMAP
  • Einfache E-Mail-Wiederherstellung durch Anwender

 

UMA - Vorteile für Unternehmen und Management

Schutz vor Datenverlusten

Bewahren Sie alle E-Mails zentral, sicher und langfristig auf, denn UMA ermöglicht die 100-prozentig revisionssichere Archivierung aller E-Mails für beliebig lange Zeiträume. 

Schutz vor Manipulation und Löschung von E-Mails

Anwender sind nicht in der Lage, die E-Mail-Archivierung von UMA zu manipulieren. Auch vorsätzlich gelöschte E-Mails gehören damit der Vergangenheit an. 

Produktivitätssteigerung

Machen Sie E-Mails als Wissensbasis für Mitarbeiter nutzbar und sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter nicht mehr unnötig viel Zeit beim Aussortieren von unnützen E-Mails verlieren. 

Sicher, schnell und nicht zum Mitlesen

Extrem sicher und schnell im Zugriff und kein Mitlesen abgelegter Datenbestände durch externe Diensteanbieter. 

Vollautomatischer Betrieb mit niedrigen Kosten

Die E-Mails werden automatisch archiviert. Ein vollautomatischer und einfacher Betrieb mit niedrigen und fest kalkulierbaren Kosten wird mit UMA ermöglicht. 

Vier-Augen-Prinzip nach Datenschutzbestimmungen

UMA kann auch mit einem Supervisor-Mode im Vier-Augen-Prinzip nach den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen genutzt werden. 

Der Unterschied: Rechtssicherheit bis vor ein Gericht

Die Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln sorgt dafür, dass zu jeder Zeit die Manipulation der Daten nachweislich ausgeschlossen ist. Mittels einer kryptographischen Signatur wird so die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert.
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UMA - Vorteile für Administratoren

Archivierung beliebiger Mail-Server

Kompatibel mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit®, etc. sowie für alle IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen Mail-Server. 

Entlastung Mail-Server/Datensicherung vereinfachen

Erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und gibt Speicherkapazitäten durch die Auslagerung historischer E-Mails frei. Reduziert die E-Mail-Speicher-Kosten dauerhaft, durch regelbasiertes Löschen von nicht benötigten E-Mails. Datensicherungen werden mit UMA drastisch vereinfacht. 

Einfache Active Directory-Integration

Eine einfache Integration in Active Directory und LDAP-Verzeichnisdienste ist mit UMA möglich. Auch das schnelle Anlegen von lokalen Usern wird unterstützt. 

Einfache Installation und Bedienung

UMA kann in nur 30 Minuten in Betrieb genommen werden und hat eine intuitive Web-Oberfläche zur einfachen Administration mit gängigen Internet-Browsern. Das integrierte Dashboard zeigt Ihnen immer den aktuellen Systemzustand. 

E-Mail Wiederherstellung, Restore und Export

Ermöglichen Sie Anwendern, verlorene oder vorsätzliche gelöschte E-Mails per Drag and Drop selbst wiederherzustellen. Verkürzen der Restore-Zeit und den Export via IMAP oder EML-Format. 

E-Mail Kontrolle statt dezentral gespeicherte E-Mails

Vermeiden Sie in Zukunft die Probleme von dezentral gespeicherten E-Mails, wie PST-Dateien. 

DyUDe (Dynamic User Detection) von Postfächern

Das Anlegen der einzelnen Postfächer erfolgt in UMA dynamisch und automatisch im laufenden Betrieb.
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UMA - Vorteile für Anwender

Automatisches Dokumenten-Management

Die meisten Büro-Mitarbeiter verbringen täglich ein bis zwei Stunden damit, E-Mails und deren Anhänge zu lesen, zu organisieren, Informationen in alten E-Mails zu suchen und zu bearbeiten. UMA stellt Anwendern eine intuitive Oberfläche zur Verfügung, die es erlaubt, beliebige Dokumente in einfacher Form zu suchen und effektiv zu finden, z. B. mit:

  • Volltextsuche
  • Zeitstrahl zur Daten-Eingrenzung
  • Vorschaubilder für Dokumente
  • Kategorien und vieles mehr
  • Dies ermöglicht das schnelle Eingrenzen einer gesuchten Information. Das intelligente DMS-System von UMA sorgt im Hintergrund dafür, dass die Daten automatisch für den Anwender aufbereitet werden:
  • Automatische Erstellung von Vorschaubildern
  • Automatische Indexierung
  • OCR in Bilder
  • Sortierung, Kategorisierung und Klassifizierung

 E-Mail-Wiederherstellung und -Backup für Anwender

Anwender können mit UMA verlorene E-Mails per Drag and Drop selbst wiederherstellen und haben so ein einfaches sowie sicheres Backup für ihre eigenen Datenbestände:

  • Einfaches Desaster Recovery
  • Wiederherstellung von E-Mails per One-Click
  • Sichere Verfügbarkeit von Dokumenten
  • Abschaffung von unsicheren PST-Dateien

Direkte Dokumente-Ablage im UMA DMS

Sie können lokale Dokumente auch direkt im Dokumenten-Managementsystem von UMA über das Web-Interface ablegen. 

Automatische Ablage nach Archivierungszeiträumen

Regelbasierte Speicherung von wichtigen E-Mail-Korrespondenzen und angehängten Dokumenten wie Angebote, Rechnungen, medizinische Unterlagen etc. Automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen für Behörden, Unternehmen, Kliniken, Kanzleien und allen weiteren Organisationsformen. Zusätzliche Anbringung von täglich aktuellen qualifizierten Zeitstempeln sorgt für manipulationsfreie und gerichtsfeste Archivierung.


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